Cât de repede răspunzi la o cerere de ofertă din site

În spatele unei cereri de ofertă din site este un client care a ales deja să te contacteze. Întrebarea este cât de repede răspunzi la o cerere de ofertă și ce se întâmplă cu ea până la răspuns. Mai jos găsești unde se pierd cererile și un proces în șase pași pe care îl poți începe de mâine.

De ce contează cât de repede răspunzi la o cerere de ofertă

Cine cere o ofertă din site a scris de obicei la mai multe firme în aceeași seară. Prima care răspunde clar intră în discuție cu un avantaj. Celelalte ajung să fie comparate cu o ofertă pe care clientul a primit-o deja.

Viteza nu înseamnă să trimiți prețul în cinci minute. Înseamnă ca omul să știe repede că cererea lui a ajuns și cine se ocupă de ea. Un răspuns bun are de obicei trei părți:

• o confirmare automată imediat după trimitere, cu ce urmează și când,
• un răspuns de la un om în aceeași zi lucrătoare,
• o întrebare clară, dacă îți lipsesc date ca să faci oferta.

Clientul nu așteaptă oferta în cinci minute. Așteaptă să afle că cineva a citit cererea.

Unde se pierd cererile de ofertă

Cele mai multe cereri nu se pierd pentru că firma răspunde prost. Se pierd pentru că nu ajung la nimeni sau ajung la toți și fiecare crede că a răspuns altul.

Cauzele obișnuite:

• emailul trimis de formular ajunge în spam,
• cererile vin pe email, pe telefon și pe WhatsApp, fără să fie strânse într-un singur loc,
• nimeni nu este responsabil de cereri,
• formularul s-a stricat după o actualizare și nimeni nu a observat,
• oferta a plecat, dar nimeni nu a revenit după ea.

Ultima cauză e cea mai scumpă. Clientul a primit oferta, voia să mai întrebe ceva și a uitat. O revenire scurtă după câteva zile închide multe dintre aceste discuții.

Un proces simplu pentru toate cererile

Nu ai nevoie de un program complicat ca să începi. Ai nevoie de un singur loc, un responsabil și o regulă de răspuns pe care o respectă toată lumea.

1. Strânge toate cererile într-un singur loc, un tabel sau un panou de cereri, indiferent de unde vin.
2. Numește un om responsabil și pe cineva care îl înlocuiește în concediu.
3. Dă fiecărei cereri o stare: nouă, în lucru, ofertă trimisă, câștigată, pierdută.
4. Stabilește un termen de răspuns, de exemplu în aceeași zi lucrătoare.
5. Revino la fiecare ofertă trimisă după câteva zile, dacă nu ai primit răspuns.
6. Notează de ce ai pierdut o cerere, când afli.

După câteva luni, motivele notate îți spun mai mult decât orice părere. Vezi dacă pierzi la preț, la timp de răspuns sau pentru că cererile vin de la oameni pe care nu îi poți servi.

Testează azi formularul tău

Un formular care nu trimite nimic arată exact la fel ca unul care merge. Singurul mod de a afla este să îl folosești ca un client.

1. Trimite o cerere de test de pe telefon, din pagina de contact.
2. Notează cât durează până ajunge și cine o primește.
3. Verifică dacă a ajuns în spam la vreunul dintre destinatari.
4. Verifică dacă ai primit, ca un client, confirmarea automată.
5. Repetă testul după fiecare actualizare a site-ului.

Dacă vrei să știi și câte cereri vin din reclame sau din Google, cererea trimisă trebuie măsurată ca o conversie. Despre cum arată o măsurare greșită, citește studiul de caz despre auditul de măsurare.

Pe scurt

Răspunde în aceeași zi lucrătoare, ține toate cererile într-un singur loc și revino după fiecare ofertă trimisă. Testează formularul ca un client după fiecare schimbare. Dacă vrei ca echipa să îți facă un panou de cereri legat de site, vezi serviciile noastre.